OKI MB472, MB492 และ MB562 ส่งไฟล์สแกนทาง e-mail ไม่ได้: การตั้งค่า SMTP, Gmail และ Microsoft 365

หาก OKI MB472, MB492 หรือ MB562 สแกนเอกสารได้ แต่ไม่สามารถส่งทางอีเมลได้ การติดตั้งไดร์เวอร์บนคอมพิวเตอร์ใหม่โดยทั่วไปจะไม่ช่วย เมื่อใช้ Scan to E-mail เครื่อง MFP จะสร้างอีเมลเอง เชื่อมต่อกับ SMTP server และส่งไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ คอมพิวเตอร์ ไดร์เวอร์ TWAIN/WIA และ ActKey ไม่มีส่วนร่วมในกระบวนการนี้

ในการแก้ไขปัญหา ต้องตรวจสอบเครือข่าย DNS วันที่และเวลา ที่อยู่ผู้ส่ง SMTP server พอร์ต การเข้ารหัส และวิธีการเข้าสู่ระบบตามลำดับ ความซับซ้อนเพิ่มเติมของรุ่นเหล่านี้คือ mail client มีอายุค่อนข้างเก่า: เครื่อง MFP รองรับการยืนยันตัวตน SMTP แบบทั่วไปด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน แต่ไม่มี OAuth ในการตั้งค่าที่มีอยู่ ดังนั้นคำแนะนำเก่าที่ใช้รหัสผ่าน Gmail ปกติจึงใช้ไม่ได้แล้ว และการตั้งค่าที่คล้ายกันสำหรับ Microsoft 365 เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว

คำแนะนำนี้ใช้กับรุ่นใดบ้าง

ขั้นตอนการตั้งค่านี้ใช้กับเครื่อง MFP ขาวดำต่อไปนี้:

• OKI MB472dn และ MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP และ ES5162LP MFP

ชื่อของบางรายการอาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันเฟิร์มแวร์และภาษาของอินเทอร์เฟซ ในทุกรุ่นที่ระบุจะมีช่อง SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password และที่อยู่ผู้ส่ง From

วิธีกำหนดทิศทางในการตรวจสอบ

สิ่งที่เกิดขึ้น	สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อน
เครื่อง MFP แจ้งข้อผิดพลาด DNS	DNS Server, Default Gateway และการสะกดชื่อ SMTP server
ข้อผิดพลาด SMTP ปรากฏก่อนเริ่มคำขอหรือส่งไฟล์	เซิร์ฟเวอร์ พอร์ต การเข้ารหัส การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต และความเข้ากันได้ของ TLS
เซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธการเข้าสู่ระบบหรือการยืนยันตัวตน	ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้แบบเต็ม รหัสผ่านสำหรับแอป การอนุญาต SMTP AUTH และ From
เฉพาะผู้รับภายในองค์กรเท่านั้นที่ได้รับอีเมล	ข้อจำกัดของ Direct Send หรือ restricted SMTP server
ส่งเอกสารหนึ่งหน้าได้ แต่ส่งเอกสารหลายหน้าไม่ได้	ขนาดไฟล์แนบ ความละเอียด รูปแบบ และการบีบอัด
แผงควบคุมแสดงว่าเสร็จสิ้น แต่ไม่มีอีเมล	สแปม การกักกัน บันทึกของ mail server, From, SPF และกฎของ relay
หยุดส่งหลังจากเปลี่ยนรหัสผ่าน	รหัสผ่านที่บันทึกไว้ในเครื่อง MFP และกฎการเข้าสู่ระบบของบริการอีเมล

ต้องใช้โปรแกรมและไฟล์ใดบ้าง

สำหรับการตั้งค่า Scan to E-mail ตามปกติ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไรบนคอมพิวเตอร์ เว็บเพจในตัวของเครื่อง MFP สามารถเปิดผ่านเบราว์เซอร์ได้ สิ่งที่อาจต้องใช้เพิ่มเติมมีเพียง Firmware Update Tool เวอร์ชันล่าสุด หากเฟิร์มแวร์ที่ติดตั้งล้าสมัยหรือไม่สามารถสร้างการเชื่อมต่อ SMTP แบบปลอดภัยได้

อย่าติดตั้ง Scanner Driver, ActKey หรือ Configuration Tool เพื่อแก้ไข SMTP โดยเฉพาะ Configuration Tool สามารถเปลี่ยนค่าการตั้งค่าเดียวกันได้ แต่เว็บอินเทอร์เฟซช่วยให้ตั้งค่าได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบการทำสำเนาและการเชื่อมต่อเครือข่าย

1. วางเอกสารหนึ่งหน้าบนกระจกและทำสำเนาตามปกติจากแผงควบคุม
2. หากทำสำเนาได้ แสดงว่ากลไกสแกนทำงานปกติ
3. บนเครื่อง MFP กด SETTING (การตั้งค่า)
4. เปิด Reports (รายงาน) > Configuration (การกำหนดค่า) แล้วพิมพ์หน้าการกำหนดค่า
5. ค้นหา IPv4-address ของเครื่อง MFP เช่น 192.168.1.50
6. บนคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในเครือข่ายเดียวกัน เปิดเบราว์เซอร์แล้วป้อนที่อยู่นี้:

http://192.168.1.50

7. หากเว็บเพจของอุปกรณ์ไม่เปิด ให้กู้คืนการเชื่อมต่อ Ethernet หรือ Wi-Fi ก่อน ยังเร็วเกินไปที่จะตรวจสอบ SMTP
8. หากเว็บเพจเปิดได้ ให้จด IP-address, subnet mask, default gateway และ DNS server จากหน้าการกำหนดค่า

การพิมพ์ภายในเครือข่ายได้ไม่ได้ยืนยันว่าเครื่อง MFP สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ เครื่องพิมพ์อาจรับงานภายในเครือข่ายได้แม้ไม่มี Default Gateway หรือ DNS

ขั้นตอนที่ 2 แก้ไข Gateway, DNS, วันที่และเวลา

หากระบุ SMTP server ด้วยชื่อ เช่น smtp.gmail.com อุปกรณ์ต้องแปลงชื่อนี้เป็น IP-address ซึ่งต้องใช้ DNS ที่ทำงานได้ และการออกนอกเครือข่ายท้องถิ่นต้องใช้ Default Gateway

1. บนแผงควบคุม กด SETTING (การตั้งค่า)
2. เปิด Easy Setup (การตั้งค่าอย่างง่าย) > Network Setting (การตั้งค่าเครือข่าย)
3. ตรวจสอบ Default Gateway โดยทั่วไปคือที่อยู่ภายในเครือข่ายของเราเตอร์
4. ตรวจสอบ DNS Server (Primary) เมื่อใช้ DHCP โดยทั่วไปเราเตอร์จะเป็นผู้กำหนดที่อยู่นี้
5. อย่าป้อน DNS แบบสุ่ม หากองค์กรใช้ name server ภายในหรือมีการกรองการรับส่งข้อมูล
6. เปิดการตั้งค่าวันที่และเวลา
7. ตั้งวันที่ เวลา และเขตเวลาให้ถูกต้อง หรือกำหนด SNTP server ที่ใช้งานได้
8. บันทึกการตั้งค่าและรอให้ส่วนเครือข่ายของอุปกรณ์รีสตาร์ต

เวลาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้การตรวจสอบ certificate ล้มเหลว ไม่ควรใช้ IP-address ของ Gmail หรือ Microsoft 365 แทนชื่อเซิร์ฟเวอร์ เพราะที่อยู่ของบริการคลาวด์อาจเปลี่ยนแปลง และ certificate ออกให้กับชื่อโดเมน

ตรวจสอบ DNS และพอร์ตจากคอมพิวเตอร์

คำสั่งด้านล่างจะแสดงว่าบริการสามารถเข้าถึงได้จากเครือข่ายของคุณหรือไม่ แต่ไม่ได้ตรวจสอบรหัสผ่าน ที่อยู่ From หรือเวอร์ชัน TLS ที่เครื่อง MFP ใช้

1. กด Win + R
2. ป้อน powershell แล้วกด Enter
3. สำหรับการตรวจสอบ DNS ให้รัน:

nslookup smtp.gmail.com

4. สำหรับการตรวจสอบพอร์ต 587 ให้รัน:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• หาก nslookup ไม่ส่งคืนที่อยู่ ให้แก้ไข DNS
• หากแสดง TcpTestSucceeded : False แสดงว่าพอร์ตถูกบล็อกโดยเครือข่าย เราเตอร์ ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หรือไฟร์วอลล์
• หากการตรวจสอบทั้งสองสำเร็จ ให้ไปยังการตั้งค่าของเครื่อง MFP

ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลอีเมล

ก่อนเข้าสู่เว็บอินเทอร์เฟซ ให้จดข้อมูลที่ผู้ให้บริการอีเมลหรือผู้ดูแลระบบกำหนดให้:

• ชื่อ SMTP server ที่ถูกต้อง;
• พอร์ต;
• โหมดการเข้ารหัส: SMTPS, STARTTLS หรือ None;
• วิธีการยืนยันตัวตน: SMTP หรือ None;
• ชื่อผู้ใช้แบบเต็ม;
• รหัสผ่านของบัญชีหรือรหัสผ่านสำหรับแอป;
• ที่อยู่ผู้ส่ง From ที่ได้รับอนุญาต;
• ที่อยู่ผู้รับสำหรับการทดสอบ

หากอีเมลเป็นขององค์กร อย่าระบุเซิร์ฟเวอร์จากส่วนของที่อยู่อีเมลหลังสัญลักษณ์ @ เพียงอย่างเดียว องค์กรอาจใช้ relay ของตนเอง แม้ว่ากล่องจดหมายจะโฮสต์อยู่ใน Google Workspace หรือ Microsoft 365 ก็ตาม

ขั้นตอนที่ 4 เปิด Mail Server Setup

1. ป้อน IP-address ของเครื่อง MFP ในเบราว์เซอร์
2. กด Administrator Login (เข้าสู่ระบบผู้ดูแลระบบ)
3. ในช่อง User Name (ชื่อผู้ใช้) ป้อน root
4. ป้อนรหัสผ่านผู้ดูแลระบบปัจจุบันของเครื่อง MFP
5. กด Log In (เข้าสู่ระบบ)
6. หากหน้าเริ่มต้นของตัวช่วยสร้างเปิดขึ้น ให้กด SKIP (ข้าม)
7. ที่ด้านบนของหน้า เปิด Admin Setup (การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ)
8. ทางด้านซ้ายเลือก Network (เครือข่าย) > Mail Server (เมลเซิร์ฟเวอร์)

ขั้นตอนที่ 5 กรอกการตั้งค่า SMTP

ค่าที่ใช้ขึ้นอยู่กับบริการอีเมล แต่หน้าที่ของแต่ละช่องเหมือนกัน:

ช่องของ OKI	สิ่งที่ต้องป้อน
SMTP Server	ชื่อเซิร์ฟเวอร์โดยไม่มี https:// และหมายเลขพอร์ต เช่น smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 หรือ 587 — ใช้เฉพาะค่าที่กำหนดสำหรับรูปแบบการเชื่อมต่อที่เลือก
SMTP Encryption	SMTPS สำหรับการเชื่อมต่อแบบเข้ารหัสตั้งแต่เริ่มต้น, STARTTLS สำหรับเปลี่ยนไปใช้ TLS หลังเชื่อมต่อ หรือ None สำหรับ local relay ที่ได้รับอนุญาต
Authentication Method	SMTP สำหรับการเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน; None สำหรับ relay ที่ตรวจสอบ IP-address ที่ได้รับอนุญาต
SMTP User ID	โดยทั่วไปคือที่อยู่อีเมลแบบเต็ม รวมส่วนหลัง @
SMTP Password	รหัสผ่าน รหัสผ่านสำหรับแอป หรือค่าที่ผู้ดูแลระบบออกให้โดยเฉพาะ
Receive Setting	Disable หากเครื่อง MFP ใช้เฉพาะส่งไฟล์สแกนและไม่ต้องรับอีเมล

1. ป้อนค่าตามรูปแบบการเชื่อมต่อที่เลือกเพียงรูปแบบเดียว
2. กด Submit (ส่ง)
3. รอจนการตั้งค่าถูกบันทึก
4. เปิด E-mail > Receive Settings (การตั้งค่าการรับ)
5. หากไม่ได้ใช้การรับและพิมพ์ไฟล์แนบจากอีเมล ให้เลือก Disable (ปิดใช้งาน)
6. บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ปล่อยช่อง POP3 Server, POP User ID และ POP Password ว่างไว้ หากผู้ดูแลระบบไม่ได้ระบุให้ใช้ POP before SMTP โดยเฉพาะ Gmail และ Microsoft 365 ไม่ต้องใช้วิธีเข้าสู่ระบบแบบเก่านี้

ขั้นตอนที่ 6 ระบุที่อยู่ผู้ส่ง From

แม้รหัสผ่านจะถูกต้อง เซิร์ฟเวอร์ก็อาจปฏิเสธอีเมลได้ หากไม่มีที่อยู่ผู้ส่งหรือที่อยู่นั้นไม่ได้เป็นของบัญชีที่ใช้เข้าสู่ระบบ

1. บนแผงควบคุม กด SETTING (การตั้งค่า)
2. เลือก Admin Setup (การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ) แล้วกด OK
3. ป้อนรหัสผ่านผู้ดูแลระบบ
4. เปิด Scanner Setup (การตั้งค่าสแกนเนอร์) > E-mail Setup (การตั้งค่าอีเมล) > From / Reply To (ผู้ส่ง / ตอบกลับไปยัง)
5. เปิด From
6. ป้อนที่อยู่ที่ mail server อนุญาตให้ใช้
7. สำหรับการเข้าสู่ระบบ Gmail หรือ Microsoft 365 แบบทั่วไป ให้ใช้ที่อยู่เดียวกับที่ป้อนใน SMTP User ID
8. บันทึกการตั้งค่าแล้วกลับไปยังหน้าจอหลัก

หาก From ต้องแตกต่างจากบัญชีที่ใช้เข้าสู่ระบบ ผู้ดูแลระบบต้องอนุญาตให้ส่งจากที่อยู่นั้น ใน Microsoft 365 โดยทั่วไปต้องมีสิทธิ์ Send As การเปลี่ยนค่า From ในเครื่อง MFP เพียงอย่างเดียวไม่ได้สร้างสิทธิ์นี้

วิธีจับคู่พอร์ตกับการเข้ารหัสอย่างถูกต้อง

พอร์ต	การตั้งค่า OKI	การใช้งานทั่วไป
465	SMTPS	สร้างการเชื่อมต่อแบบปลอดภัยทันที ใช้โดย Gmail และผู้ให้บริการ SMTP บางราย
587	STARTTLS	การส่งมาตรฐานพร้อมการยืนยันตัวตน ใช้โดย Gmail และ Microsoft 365
25	None หรือ STARTTLS	SMTP relay ขององค์กร, Microsoft 365 connector หรือการส่งแบบจำกัด; ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตมักบล็อกพอร์ตนี้

หากพอร์ต 465 กับ SMTPS ใช้งานไม่ได้ และผู้ให้บริการอนุญาตพอร์ต 587 ให้เปลี่ยนทั้งพอร์ตเป็น 587 และการเข้ารหัสเป็น STARTTLS พร้อมกัน อย่าปิดการเข้ารหัสเมื่อส่งรหัสผ่านผ่านอินเทอร์เน็ต

การตั้งค่า Gmail แบบทั่วไป

การเข้าสู่ระบบด้วยรหัสผ่าน Google ปกติไม่ถือว่าเหมาะสมสำหรับ mail client รุ่นเก่าอีกต่อไป สำหรับการเชื่อมต่อโดยตรงจากเครื่อง MFP ให้ใช้รหัสผ่านสำหรับแอปแยกต่างหาก

SMTP Server	smtp.gmail.com
ตัวเลือก 1	พอร์ต 465, SMTP Encryption — SMTPS
ตัวเลือก 2	พอร์ต 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	ที่อยู่ Gmail แบบเต็ม
SMTP Password	รหัสผ่านสำหรับแอป 16 หลัก โดยไม่มีช่องว่างคั่น
From	ที่อยู่ Gmail เดียวกัน

การสร้างรหัสผ่านสำหรับแอปของ Google

1. เข้าสู่บัญชี Google ที่จะใช้กับเครื่อง MFP
2. เปิดส่วน Security (ความปลอดภัย)
3. เปิด 2-Step Verification (การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน) หากยังไม่ได้เปิด
4. เปิด รหัสผ่านสำหรับแอป
5. สร้างรหัสผ่านแยกต่างหากโดยใช้ชื่อที่เข้าใจง่าย เช่น OKI Scanner
6. คัดลอกรหัสผ่าน 16 หลักที่แสดง
7. ป้อนรหัสนี้ใน SMTP Password บนเครื่อง MFP แทนรหัสผ่าน Google ปกติ
8. บันทึกการตั้งค่าแล้วทดสอบทันที

หากไม่มีรายการ App passwords ผู้ดูแลระบบอาจปิดใช้งานไว้ อาจไม่สามารถใช้ได้เมื่อเปิด Advanced Protection หรือในการกำหนดค่าการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนบางประเภท ในกรณีนี้อย่าปิดการรักษาความปลอดภัยของบัญชี สำหรับ Google Workspace ให้ใช้ SMTP relay; สำหรับอีเมลส่วนบุคคล ให้เลือกบริการ SMTP อื่นที่เข้ากันได้ หรือใช้ relay ตัวกลาง

Google Workspace: แนะนำให้ใช้ SMTP relay

สำหรับองค์กร ตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าคือ SMTP relay ของ Google Workspace ซึ่งสามารถตรวจสอบข้อความจาก external IP-address ที่ได้รับอนุญาต และไม่จำเป็นต้องเก็บรหัสผ่านของผู้ใช้ไว้ในเครื่อง MFP

การตั้งค่าดำเนินการโดยผู้ดูแลระบบ Google Workspace:

1. ตรวจสอบ external IP-address ที่เครือข่ายสำนักงานใช้เชื่อมต่อออกสู่อินเทอร์เน็ต
2. ใน Google Admin console เปิดการตั้งค่า Gmail แล้วเพิ่มกฎ SMTP relay service
3. จำกัดผู้ส่งที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ภายในโดเมนขององค์กร
4. เพิ่ม external IP-address ของสำนักงานลงในรายการแหล่งที่มาที่ได้รับอนุญาต
5. อย่าสร้าง relay ที่รับอีเมลจากทุกที่อยู่บนอินเทอร์เน็ต
6. ในเครื่อง MFP ระบุ smtp-relay.gmail.com
7. ใช้พอร์ตและการเข้ารหัสที่ผู้ดูแลระบบอนุญาต: 25, 465/SMTPS หรือ 587/STARTTLS
8. หาก relay ตรวจสอบแหล่งที่มาจาก IP ให้ตั้งค่า Authentication Method — None และล้าง SMTP User ID กับ SMTP Password
9. ในช่อง From ให้ระบุที่อยู่ในโดเมนที่ได้รับอนุญาต

Google ยังมี restricted SMTP server aspmx.l.google.com บนพอร์ต 25 โดยไม่ต้องยืนยันตัวตน แต่สามารถส่งอีเมลได้เฉพาะถึงผู้ใช้ Gmail หรือ Google Workspace หากไฟล์สแกนส่งถึงผู้รับภายในองค์กรได้ แต่ไม่ถึงที่อยู่ภายนอกในระบบอีเมลอื่น นั่นอาจเป็นข้อจำกัดของวิธีที่เลือก

Microsoft 365: การตั้งค่าชั่วคราวผ่าน SMTP AUTH

สำหรับ Client SMTP submission ให้ใช้ค่าต่อไปนี้:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	ที่อยู่แบบเต็มของกล่องจดหมายที่มีสิทธิ์ใช้งาน
SMTP Password	รหัสผ่านของบัญชี หากอนุญาต Basic Authentication
From	ที่อยู่เดียวกัน; หากใช้ที่อยู่อื่นต้องมีสิทธิ์ Send As

Microsoft 365 ต้องใช้ TLS 1.2 หรือ TLS 1.3 พอร์ต 465 ไม่เหมาะสำหรับ Client SMTP submission แม้เครื่อง MFP จะมีตัวเลือก STARTTLS ก็ไม่ได้ยืนยันว่ารองรับ TLS เวอร์ชันใหม่และชุดรหัสเข้ารหัสที่เหมาะสม

สิ่งที่ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ต้องตรวจสอบ

1. เปิด Microsoft 365 admin center
2. ไปที่ Users > Active users (ผู้ใช้ > ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่)
3. เปิดกล่องจดหมายที่เครื่อง MFP ใช้
4. เปิด Mail > Manage email apps (อีเมล > จัดการแอปอีเมล)
5. ตรวจสอบ Authenticated SMTP
6. ตรวจสอบนโยบายขององค์กร ซึ่งอาจห้าม Basic Authentication โดยไม่ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของกล่องจดหมาย
7. หากเปิด Security Defaults หรือมีนโยบายห้ามการยืนยันตัวตนแบบเก่า อย่าปิดการป้องกันโดยรวมเพียงเพื่อใช้กับเครื่อง MFP ให้เลือก SMTP relay หรือวิธีอื่น

Microsoft 365 SMTP relay ผ่าน connector

ตัวเลือกนี้ต้องใช้ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 และ static external IP-address ขององค์กร โดยไม่ใช้รหัสผ่านของกล่องจดหมาย

1. ผู้ดูแลระบบค้นหา MX-address ของ accepted domain เช่น example-com.mail.protection.outlook.com
2. ใน Exchange admin center เปิด Mail flow > Connectors (โฟลว์จดหมาย > ตัวเชื่อมต่อ)
3. สร้าง inbound connector จาก mail server ขององค์กรไปยัง Microsoft 365
4. ตั้งค่าการตรวจสอบโดยใช้ static external IP-address ที่กำหนดไว้
5. ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตและไฟร์วอลล์อนุญาตการเชื่อมต่อขาออกไปยังพอร์ต 25
6. เพิ่ม IP-address นี้ลงใน SPF record ของโดเมน
7. ในเครื่อง MFP ระบุ MX-address ขององค์กร
8. ตั้งค่าพอร์ตเป็น 25
9. เลือก STARTTLS หากทั้งสองฝ่ายรองรับการเชื่อมต่อ TLS แบบใหม่และ connector กำหนดให้ใช้
10. ตั้งค่า Authentication Method — None
11. ล้าง SMTP User ID และ SMTP Password
12. ในช่อง From ให้ป้อนที่อยู่ใน accepted domain ขององค์กร

การเปรียบเทียบโดยละเอียดระหว่าง Client SMTP submission, SMTP relay และ Direct Send มีอยู่ใน คำแนะนำของ Microsoft สำหรับอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน Connector ต้องไม่ทำให้เครือข่ายขององค์กรกลายเป็น open mail relay

Microsoft 365 Direct Send — สำหรับผู้รับภายในเท่านั้น

Direct Send เชื่อมต่อกับ MX-address ขององค์กรผ่านพอร์ต 25 โดยไม่ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน วิธีนี้สามารถส่งไฟล์สแกนได้เฉพาะถึงผู้รับภายใน Microsoft 365 ขององค์กรนั้นเท่านั้น

• SMTP Server: MX-address ของโดเมน;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS หากมีการใช้งาน หรือค่าที่ตกลงกับผู้ดูแลระบบ;
• Authentication Method: None;
• From: ที่อยู่ใน accepted domain ขององค์กร

หากไฟล์สแกนส่งถึงพนักงานได้สำเร็จ แต่ไม่ถึง Gmail, Outlook.com หรือที่อยู่ขององค์กรอื่น นี่เป็นข้อจำกัดตามปกติของ Direct Send ไม่ใช่ความผิดปกติของเครื่อง MFP

ขั้นตอนที่ 7 ทำการทดสอบขั้นต่ำ

อีเมลฉบับแรกควรมีไฟล์ขนาดเล็ก เพื่อไม่ให้ข้อจำกัดด้านขนาดบดบังข้อผิดพลาด SMTP

1. วางเอกสารหนึ่งหน้าใน ADF หรือบนกระจก
2. กด SCAN
3. ตรวจสอบว่าเลือก E-mail (อีเมล) แล้วกด OK
4. เปิด Add Destination (เพิ่มปลายทาง)
5. เลือก To (ถึง)
6. เลือกการป้อนที่อยู่โดยตรง
7. ป้อนที่อยู่ผู้รับหนึ่งรายการและยืนยัน
8. สำหรับการทดสอบครั้งแรก ให้ตั้งรูปแบบเป็น PDF ความละเอียด 200 หรือ 300 dpi และโหมดขาวดำ
9. กดปุ่มเริ่มแบบขาวดำ
10. รอจนกระบวนการเสร็จสิ้น แล้วจดข้อความหรือรหัสข้อผิดพลาดให้ตรงตามที่แสดง

หลังจากเปลี่ยนการตั้งค่าแต่ละครั้ง ให้ทดสอบซ้ำด้วยเอกสารหน้าเดียวและผู้รับคนเดิม อย่าเปลี่ยนเซิร์ฟเวอร์ พอร์ต รหัสผ่าน และ From พร้อมกัน เพราะจะไม่สามารถระบุได้ว่าการเปลี่ยนแปลงใดช่วยแก้ปัญหา

หากเครื่อง MFP ค้นหา SMTP server ไม่พบ

1. ตรวจสอบการสะกด SMTP Server
2. ลบ https:// ช่องว่าง เครื่องหมายทับ และหมายเลขพอร์ตออกจากช่องนี้
3. ตรวจสอบ DNS Server (Primary) และ Default Gateway
4. รีสตาร์ตส่วนเครือข่ายของเครื่อง MFP หลังจากเปลี่ยน DNS
5. ตรวจสอบชื่อเซิร์ฟเวอร์ด้วยคำสั่ง nslookup บนคอมพิวเตอร์
6. อย่าใช้ IP-address แบบสุ่มของ cloud SMTP server

ค่าที่ถูกต้องมีลักษณะเช่น smtp.gmail.com หรือ smtp.office365.com ส่วนพอร์ตต้องระบุในช่องแยกต่างหาก

หากเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ได้ แต่สร้างการเชื่อมต่อแบบปลอดภัยไม่ได้

1. จับคู่พอร์ตกับ SMTP Encryption ให้ถูกต้อง
2. ตรวจสอบวันที่ เวลา และเขตเวลา
3. ตรวจสอบพอร์ตด้วยคำสั่ง Test-NetConnection จากคอมพิวเตอร์
4. ตรวจสอบว่าองค์กรไม่ได้ทำ TLS interception ด้วย certificate ที่เครื่อง MFP ไม่เชื่อถือ
5. ตรวจสอบและอัปเดตเฟิร์มแวร์ของอุปกรณ์
6. หากเซิร์ฟเวอร์สมัยใหม่ต้องใช้ TLS 1.2 หรือใหม่กว่า แต่เครื่อง MFP ไม่สามารถตกลงการเชื่อมต่อได้ อย่าปิดการเข้ารหัสผ่านอินเทอร์เน็ต ให้ใช้ local SMTP relay ที่เข้ากันได้

หากแสดงข้อผิดพลาดการเข้าสู่ระบบหรือการยืนยันตัวตน

1. ใน SMTP User ID ให้ป้อนที่อยู่อีเมลแบบเต็ม
2. ลบรหัสผ่านที่บันทึกไว้แล้วป้อนใหม่
3. ตรวจสอบตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กและช่องว่าง
4. สำหรับ Gmail ให้ป้อนรหัสผ่านสำหรับแอป ไม่ใช่รหัสผ่านบัญชีปกติ
5. สำหรับ Microsoft 365 ให้ตรวจสอบ Authenticated SMTP และนโยบายขององค์กร
6. ตั้งค่า Authentication Method เป็น SMTP หากใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
7. ตรวจสอบว่า From ตรงกับที่อยู่ที่ใช้เข้าสู่ระบบ หรือที่อยู่นั้นได้รับสิทธิ์ Send As
8. ตรวจสอบว่ารหัสผ่านถูกเปลี่ยนหลังจากการตั้งค่าครั้งแรกหรือไม่

หากเซิร์ฟเวอร์รองรับเฉพาะ OAuth การป้อนรหัสผ่านใหม่จะไม่แก้ปัญหา ต้องใช้ SMTP relay หรือบริการอื่นที่เข้ากันได้กับความสามารถของเครื่อง MFP

หากแผงควบคุมไม่แสดงข้อผิดพลาด แต่อีเมลไม่มาถึง

1. ตรวจสอบโฟลเดอร์ สแปม และ อีเมลขยะ
2. สำหรับ Microsoft 365 ให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบ Message Trace และ quarantine
3. สำหรับ Google Workspace ให้ตรวจสอบ Email Log Search
4. เปรียบเทียบ From กับที่อยู่ที่เซิร์ฟเวอร์หรือ relay อนุญาต
5. ขั้นแรกให้ส่งไฟล์สแกนไปยังที่อยู่ภายในโดเมนเดียวกัน จากนั้นจึงส่งไปยังที่อยู่ภายนอก
6. หากที่อยู่ภายในได้รับอีเมล แต่ที่อยู่ภายนอกไม่ได้รับ ให้ตรวจสอบข้อจำกัดของ Direct Send หรือ restricted SMTP server
7. เมื่อใช้ relay ให้ตรวจสอบ SPF และกฎของผู้ส่งที่ได้รับอนุญาต

ข้อความแจ้งว่าส่งสำเร็จบนแผงควบคุมหมายความว่า SMTP server รับอีเมลแล้ว หลังจากนั้นระบบอีเมลยังอาจนำอีเมลไปไว้ใน quarantine ปฏิเสธตามกฎของโดเมน หรือห้ามส่งไปยังผู้รับภายนอกได้

หากส่งอีเมลขนาดเล็กได้ แต่ส่งไฟล์สแกนขนาดใหญ่ไม่ได้

1. ตั้งความละเอียดเป็น 200 หรือ 300 dpi แทน 600 dpi
2. สำหรับเอกสารข้อความ ให้เลือกโหมดขาวดำหรือระดับสีเทา
3. ใช้ PDF และการบีบอัดที่เหมาะสม
4. แบ่งเอกสารขนาดใหญ่ออกเป็นหลายอีเมล
5. ตรวจสอบข้อจำกัดขนาดข้อความของเซิร์ฟเวอร์ผู้ส่งและผู้รับ
6. หากต้องสแกนเอกสารขนาดใหญ่เป็นประจำ ให้ใช้ Scan to Shared Folder, Scan to USB หรือการสแกนจากคอมพิวเตอร์

การเข้ารหัสสำหรับอีเมลทำให้ขนาดไฟล์แนบเพิ่มขึ้นอีก ดังนั้น PDF ที่มีขนาดใกล้กับขีดจำกัดของเซิร์ฟเวอร์อาจถูกปฏิเสธหลังจากแนบเข้ากับอีเมล

การอัปเดตเฟิร์มแวร์เมื่อเกิดข้อผิดพลาด TLS

ก่อนตั้งค่า relay ตัวกลาง ให้ตรวจสอบเฟิร์มแวร์ล่าสุดสำหรับ OKI MB472dnw, OKI MB492dn หรือ OKI MB562dnw

1. จดเวอร์ชันเฟิร์มแวร์ปัจจุบันและการตั้งค่าเครือข่าย
2. เลือกรุ่นที่ตรงกันบนหน้าสนับสนุน
3. ใช้ Firmware Update Tool เวอร์ชันล่าสุด
4. เชื่อมต่อเครื่อง MFP และคอมพิวเตอร์กับเครือข่ายที่เสถียร
5. อย่าปิดอุปกรณ์หรืออุปกรณ์เครือข่ายระหว่างการอัปเดต
6. หลังจากรีสตาร์ต ให้ตรวจสอบ SMTP Server, พอร์ต, การเข้ารหัส, From และการส่งทดสอบขั้นต่ำอีกครั้ง

เมื่อใดที่ต้องใช้ SMTP relay ตัวกลาง

Relay จำเป็นเมื่อการตั้งค่าที่ถูกต้องยังไม่ช่วยเนื่องจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งต่อไปนี้:

• mail server รองรับเฉพาะ OAuth;
• เครื่อง MFP ไม่รองรับ TLS เวอร์ชันหรือชุดรหัสเข้ารหัสที่จำเป็น;
• องค์กรห้าม Basic Authentication;
• นโยบายความปลอดภัยห้ามใช้รหัสผ่านสำหรับแอป;
• ไม่อนุญาตให้เก็บรหัสผ่านของกล่องจดหมายผู้ใช้ไว้ในเครื่อง MFP;
• ต้องจัดการอุปกรณ์รุ่นเก่าหลายเครื่องจากส่วนกลาง

Local relay ต้องรับข้อความเฉพาะจาก IP-address แบบคงที่ของเครื่อง MFP อนุญาตเฉพาะที่อยู่ From ที่กำหนด และส่งต่ออีเมลไปยังบริการสมัยใหม่ผ่านการเชื่อมต่อแบบปลอดภัย อย่าเผยแพร่ relay ดังกล่าวบนอินเทอร์เน็ต และอย่าอนุญาตให้ทุกอุปกรณ์ในเครือข่ายท้องถิ่นส่งแบบ anonymous ได้

หากไม่สามารถตั้งค่า relay ที่ปลอดภัยได้ ให้ใช้ Scan to Shared Folder, Scan to USB หรือ ActKey/TWAIN วิธีเหล่านี้ช่วยให้ทำงานต่อได้โดยไม่ลดระดับความปลอดภัยของบัญชีอีเมล

อัปเดตล่าสุดเมื่อ สิงหาคม 16, 2026 โดย admin