หาก OKI MC332, MC362 หรือ MC562 สแกนเอกสารได้แต่ไม่สามารถส่งทางอีเมล โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องติดตั้งไดร์เวอร์สแกนเนอร์บนคอมพิวเตอร์ใหม่ เมื่อใช้ฟังก์ชัน Scan to E-mail เครื่องมัลติฟังก์ชันจะเชื่อมต่อกับ SMTP Server ด้วยตัวเองและส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบไปยังเซิร์ฟเวอร์ คอมพิวเตอร์ ไดร์เวอร์ TWAIN/WIA และยูทิลิตี ActKey ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำงานนี้
ในการแก้ไขการส่งอีเมล จำเป็นต้องตรวจสอบว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในขั้นตอนใด: เครื่องมัลติฟังก์ชันค้นหา Mail Server ไม่พบ ไม่สามารถสร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย ถูกปฏิเสธการลงชื่อเข้าใช้ หรือส่งอีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์สำเร็จแล้วแต่ระบบอีเมลบล็อกข้อความไว้ ด้านล่างเป็นการตั้งค่าตั้งแต่เริ่มต้นและวิธีแก้ไขแยกต่างหากสำหรับข้อความ Please check SMTP settings, SMTP Login failed, SMTP Authentication unsupported และ Please check DNS settings ข้อความที่แสดงอาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามภาษาของแผงควบคุมและเวอร์ชันเฟิร์มแวร์
ขั้นแรกให้เลือกรูปแบบการส่งเพียงรูปแบบเดียว
Server, Port, Encryption และวิธีการลงชื่อเข้าใช้ต้องเป็นชุดการตั้งค่าเดียวกัน ตัวอย่างเช่น สำหรับ smtp.gmail.com ห้ามใช้พารามิเตอร์ของ Microsoft 365 และสำหรับพอร์ต 465 ห้ามเลือก STARTTLS เพียงเพราะโหมดนี้ระบุไว้ในคำแนะนำอื่น
คำแนะนำนี้ใช้ได้กับรุ่นใดบ้าง
ขั้นตอนการตั้งค่านี้ใช้ได้กับเครื่องมัลติฟังก์ชันต่อไปนี้:
- OKI MC332dn;
- OKI MC342dn และ MC342dw;
- OKI MC352dn;
- OKI MC362dn และ MC362w;
- OKI MC562dn, MC562w และ MC562dw;
- OKI ES3452 MFP;
- OKI ES5462 MFP และ ES5462dw MFP;
- OKI MPS2731mc.
ชื่อของรายการเมนูบางรายการอาจแตกต่างกัน แต่ทุกรุ่นที่ระบุมีการตั้งค่า SMTP Server Address, Port, โหมด SMTPS และ STARTTLS, Sender Address, Authentication Method, User Name และ Password
ระบุสาเหตุจากข้อความหรืออาการ
| สิ่งที่เกิดขึ้น | สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อน |
|---|---|
| Please check SMTP settings | ชื่อเซิร์ฟเวอร์ พอร์ต การเข้ารหัส เกตเวย์ และการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ |
| Please check DNS settings | ที่อยู่ DNS Server และความสามารถในการแปลงชื่อ SMTP Server เป็น IP Address |
| SMTP Login failed | ที่อยู่อีเมลแบบเต็มในชื่อผู้ใช้ App Password, การอนุญาต SMTP AUTH และที่อยู่ผู้ส่ง |
| SMTP Authentication unsupported | วิธี Authentication ที่เลือกและข้อกำหนดของ SMTP Relay |
| ส่งอีเมลได้เฉพาะถึงผู้รับภายในองค์กร | ข้อจำกัดของ Direct Send หรือ restricted SMTP server |
| ไฟล์สแกนหนึ่งหน้าส่งได้ แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ส่งไม่ได้ | ขนาดไฟล์แนบ ความละเอียด โหมดสี และการบีบอัด |
| บนแผงควบคุมไม่มีข้อผิดพลาด แต่อีเมลไม่มาถึง | Spam, Quarantine, บันทึกของ Mail Server, ที่อยู่ผู้ส่ง และ SPF |
| หยุดส่งหลังจากเปลี่ยนรหัสผ่านหรือเปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน | รหัสผ่าน SMTP ที่บันทึกไว้และกฎการลงชื่อเข้าใช้ของผู้ให้บริการอีเมล |
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนตั้งค่า
อย่าเริ่มจากการสุ่มลองพอร์ตและวิธีเข้ารหัสต่างๆ ขั้นแรกให้เตรียมข้อมูลต่อไปนี้:
- IP Address ของเครื่องมัลติฟังก์ชันในเครือข่ายภายใน;
- รหัสผ่านผู้ดูแลระบบของเครื่องมัลติฟังก์ชัน;
- ชื่อ SMTP Server ที่ถูกต้อง;
- SMTP Port;
- โหมด Encryption: SMTPS, STARTTLS หรือ None;
- Authentication Method: SMTP หรือ None;
- ชื่อผู้ใช้แบบเต็ม ซึ่งโดยทั่วไปจะตรงกับที่อยู่อีเมล;
- รหัสผ่านของบัญชีหรือ App Password แยกต่างหาก;
- ที่อยู่ผู้ส่งที่เซิร์ฟเวอร์อนุญาตให้ใช้
หากอีเมลเป็นขององค์กร ควรขอพารามิเตอร์จากผู้ดูแลระบบขององค์กรนั้น ไม่สามารถกำหนดการตั้งค่าโดยดูเฉพาะส่วนท้ายของที่อยู่อีเมลได้ เนื่องจากองค์กรอาจใช้ SMTP Relay ของตนเอง แม้ Mailbox จะอยู่บน Google Workspace หรือ Microsoft 365
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบการตั้งค่าเครือข่ายของเครื่องมัลติฟังก์ชัน
SMTP จะไม่ทำงาน หากอุปกรณ์เชื่อมต่อกับเครือข่ายภายในแล้ว แต่ไม่มี Gateway สำหรับออกสู่อินเทอร์เน็ต หรือไม่มี DNS Server สำหรับค้นหา Mail Server
- ตรวจสอบ IP Address ของเครื่องมัลติฟังก์ชันจากแผงควบคุมหรือรายงานการกำหนดค่าเครือข่ายที่พิมพ์ออกมา
- บนคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียวกัน ให้เปิดเบราว์เซอร์
- ป้อน IP Address ของอุปกรณ์ เช่น:
http://192.168.1.40
- หากหน้า OKI เปิดขึ้น แสดงว่าคอมพิวเตอร์มองเห็นเครื่องมัลติฟังก์ชันในเครือข่ายภายใน หากเปิดไม่ได้ ให้แก้ไขการเชื่อมต่อเครือข่ายของอุปกรณ์ก่อน
- บนแผงควบคุม กดปุ่ม SETTING (การตั้งค่า)
- เปิด Easy Setup (การตั้งค่าอย่างง่าย) > Network Setting (การตั้งค่าเครือข่าย)
- ตรวจสอบ IP Address, Subnet Mask, Default Gateway และ DNS Server
- หากเราเตอร์กำหนดที่อยู่โดยอัตโนมัติ โดยทั่วไป Gateway และ DNS จะใช้ที่อยู่ของเราเตอร์ อย่าป้อนค่าแบบสุ่มหากคุณไม่ทราบพารามิเตอร์ของเครือข่าย
- ตรวจสอบวันที่ เวลา และ Time Zone ของเครื่องมัลติฟังก์ชัน เวลาที่คลาดเคลื่อนมากอาจทำให้การตรวจสอบ Certificate ของการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยล้มเหลว
หากระบุ SMTP Server ด้วยชื่อ เช่น smtp.gmail.com จำเป็นต้องมี DNS ที่ทำงานได้ สำหรับ Microsoft 365 ควรใช้ชื่อ smtp.office365.com เช่นกัน ไม่ควรใช้ IP Address ที่ค้นพบจากอินเทอร์เน็ต เนื่องจากที่อยู่ของบริการอาจเปลี่ยนแปลง และ Certificate ออกให้กับชื่อเซิร์ฟเวอร์
การตรวจสอบเพิ่มเติมจากคอมพิวเตอร์
คำสั่งต่อไปนี้แสดงว่าเซิร์ฟเวอร์สามารถเข้าถึงได้จากเครือข่ายของคุณหรือไม่ คำสั่งเหล่านี้ไม่ได้ตรวจสอบรหัสผ่านที่บันทึกไว้ในเครื่องมัลติฟังก์ชัน และไม่ได้ยืนยันว่า TLS ของเครื่องมัลติฟังก์ชันเข้ากันได้กับเซิร์ฟเวอร์
- กด Win + R พิมพ์
powershellแล้วกด Enter - สำหรับการตรวจสอบ DNS ให้เรียกใช้:
nslookup smtp.gmail.com
- สำหรับการตรวจสอบพอร์ต 587 ให้เรียกใช้:
Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587
- หาก
nslookupไม่แสดงที่อยู่ ให้ตรวจสอบ DNS ที่เราเตอร์และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต - หากแสดง
TcpTestSucceeded : Falseพอร์ตอาจถูกบล็อกโดยเราเตอร์ ไฟร์วอลล์ขององค์กร หรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต - หากการตรวจสอบทั้งสองรายการสำเร็จ ให้ดำเนินการตั้งค่า SMTP ในเครื่องมัลติฟังก์ชันต่อไป
ขั้นตอนที่ 2 เปิดการตั้งค่าอีเมล
สามารถป้อนพารามิเตอร์จากแผงควบคุมได้ แต่การป้อนที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านที่ยาวจะสะดวกกว่าผ่านหน้าเว็บในตัวของเครื่องมัลติฟังก์ชัน
การตั้งค่าผ่านเบราว์เซอร์
- เปิด
http://IP-адрес-МФУในเบราว์เซอร์ - ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ
- สำหรับการตั้งค่าจากโรงงานของซีรีส์นี้ ชื่อผู้ดูแลระบบของ Web Interface คือ
rootและรหัสผ่านคือaaaaaaหากเคยเปลี่ยนรหัสผ่านแล้ว ให้ใช้รหัสผ่านที่ตั้งไว้ - เปิด Admin Setup (การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ) > Network (เครือข่าย) > E-mail (อีเมล) > Send Settings (การตั้งค่าการส่ง)
- เปิดการตั้งค่า SMTP Protocol แบบละเอียด
- ป้อน Server, Port, Encryption, Authentication Method, User Name, Password และ Sender Address
- กด Submit (ส่ง) แล้วรอให้ส่วนเครือข่ายของอุปกรณ์เริ่มใหม่
อย่ารีเซ็ตอุปกรณ์เพียงเพราะรหัสผ่านจากโรงงานใช้ไม่ได้
หากระบบไม่ยอมรับ aaaaaa แสดงว่ารหัสผ่านอาจถูกเปลี่ยนระหว่างการตั้งค่าครั้งแรก การรีเซ็ตจะคืนค่าไม่เฉพาะรหัสผ่านเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตั้งค่าเครือข่าย อีเมล แฟกซ์ และพารามิเตอร์อื่นๆ ด้วย ขั้นแรกให้สอบถามรหัสผ่านปัจจุบันจากผู้ที่ดูแลเครื่องมัลติฟังก์ชัน
การตั้งค่าจากแผงควบคุม
- กดปุ่ม SETTING (การตั้งค่า)
- เลือก Easy Setup (การตั้งค่าอย่างง่าย) แล้วกด OK
- ป้อนรหัสผ่านผู้ดูแลระบบและยืนยัน
- เปิด E-mail Setting (การตั้งค่าอีเมล)
- ป้อนที่อยู่ SMTP Server
- ป้อนที่อยู่อีเมลของอุปกรณ์ในช่องผู้ส่ง
- สำหรับฟังก์ชัน Scan to E-mail ตามปกติ ให้เลือก Disable (ปิดใช้งาน) ในช่อง Receive Setting (การตั้งค่าการรับ) โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องรับอีเมลผ่าน POP3 เพื่อส่งไฟล์สแกน
- หากเซิร์ฟเวอร์ต้องใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ให้เลือก SMTP ในช่อง Authentication Method
- ป้อน SMTP User ID และ SMTP Password
- บันทึกการตั้งค่า
- จากนั้นเปิด SETTING (การตั้งค่า) > Admin Setup (การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ) > Network Menu (เมนูเครือข่าย) > Mail Server Setup (การตั้งค่า Mail Server)
- ตรวจสอบ SMTP Port และ SMTP Encryption
ปล่อยช่อง POP3 Server, POP User ID และ POP Password ว่างไว้ หากผู้ดูแลระบบอีเมลไม่ได้ให้พารามิเตอร์สำหรับ POP before SMTP มาโดยเฉพาะ วิธี Authentication นี้ล้าสมัยและไม่จำเป็นสำหรับ Gmail หรือ Microsoft 365
ขั้นตอนที่ 3 อย่าสับสนระหว่างพอร์ตและการเข้ารหัส
| พอร์ต | โหมดทั่วไป | การเชื่อมต่อเริ่มต้นอย่างไร |
|---|---|---|
| 465 | SMTPS | สร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยทันที |
| 587 | STARTTLS | การเชื่อมต่อ SMTP แบบปกติจะเปลี่ยนไปเป็นโหมดที่ปลอดภัย |
| 25 | None หรือ STARTTLS | ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของ Corporate Relay; ผู้ให้บริการมักบล็อกพอร์ตนี้ |
ตารางนี้ไม่ได้ใช้แทนพารามิเตอร์ของผู้ให้บริการของคุณ หากผู้ดูแลระบบระบุพอร์ตอื่น ให้ใช้ชุดการตั้งค่าที่ได้รับมา อย่าเลือก None สำหรับบัญชีที่ใช้รหัสผ่านผ่านอินเทอร์เน็ต หากเซิร์ฟเวอร์รองรับการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 4 ตั้งค่าการส่งผ่าน Gmail
รหัสผ่านปกติของบัญชี Google มักไม่สามารถใช้กับเครื่องมัลติฟังก์ชันรุ่นเก่าได้ สำหรับการส่งโดยตรงผ่าน Gmail โดยทั่วไปต้องเปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนและสร้าง App Password แยกต่างหาก
การสร้าง App Password ของ Google
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่จะใช้เฉพาะสำหรับส่งไฟล์สแกน
- เปิด จัดการบัญชี Google > ความปลอดภัย
- เปิด การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน หากยังไม่ได้เปิด
- เปิดส่วน รหัสผ่านสำหรับแอป
- สร้างรหัสผ่านด้วยชื่อที่เข้าใจง่าย เช่น
OKI scanner - คัดลอกรหัสผ่าน 16 หลักที่สร้างขึ้น ค่านี้จะแสดงเพียงครั้งเดียว
- ป้อนรหัสผ่านนี้ลงในช่อง SMTP Password ของเครื่องมัลติฟังก์ชันแทนรหัสผ่านบัญชีปกติ หากรหัสผ่านแสดงเป็นกลุ่มที่มีช่องว่าง ให้ป้อนอักขระทั้ง 16 ตัวโดยไม่มีช่องว่างคั่น
หากไม่มีส่วนรหัสผ่านสำหรับแอป อาจเกิดจากบัญชีองค์กรที่มีการจัดการ Advanced Protection หรือข้อกำหนดของการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน อย่าปิดการป้องกันบัญชี ตรวจสอบเงื่อนไขการใช้งานในหน้า ลงชื่อเข้าใช้ด้วยรหัสผ่านสำหรับแอป สำหรับ Google Workspace ในกรณีดังกล่าว ควรตั้งค่า SMTP Relay หรือใช้บริการ SMTP อื่นที่ผู้ดูแลระบบอนุญาต
การตั้งค่า smtp.gmail.com
| SMTP Server | smtp.gmail.com |
|---|---|
| ตัวเลือก 1 | พอร์ต 465, การเข้ารหัส SMTPS |
| ตัวเลือก 2 | พอร์ต 587, การเข้ารหัส STARTTLS |
| Authentication Method | SMTP |
| SMTP User ID | ที่อยู่ Gmail แบบเต็ม เช่น scanner@example.com |
| SMTP Password | App Password ของ Google |
| From | ที่อยู่เดียวกับที่ระบุใน SMTP User ID |
| Receive Setting | Disable |
ขั้นแรกให้ตั้งค่าตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งให้ครบถ้วน หากพอร์ต 465 กับ SMTPS ไม่ทำงาน ให้เปลี่ยนพอร์ตเป็น 587 และเปลี่ยนการเข้ารหัสเป็น STARTTLS พร้อมกัน อย่าคงพอร์ตจากตัวเลือกแรกไว้แล้วใช้การเข้ารหัสจากตัวเลือกที่สอง
อย่าค้นหาตัวเลือก Less secure apps
คำแนะนำรุ่นเก่ามักแนะนำให้อนุญาต “แอปที่มีความปลอดภัยน้อย” และป้อนรหัสผ่าน Google แบบปกติ วิธีนี้ไม่ใช่วิธีแก้ไขที่ใช้งานได้อีกต่อไป ให้ใช้ App Password หรือ SMTP Relay ที่ผู้ดูแลระบบตั้งค่าไว้
Google Workspace SMTP Relay
สำหรับองค์กร ควรใช้ Relay แยกต่างหากที่รับอีเมลจาก External IP Address ที่ได้รับอนุญาต ผู้ดูแลระบบต้องตั้งค่าบริการใน Google Admin ก่อน แล้วจึงป้อนพารามิเตอร์ที่ได้รับลงในเครื่องมัลติฟังก์ชัน
- เซิร์ฟเวอร์:
smtp-relay.gmail.com; - พอร์ตที่ใช้ได้: 25, 465 หรือ 587;
- การเข้ารหัสและ Authentication: ตามกฎ Relay ที่สร้างไว้;
- ที่อยู่ผู้ส่ง: ที่อยู่หรือโดเมนที่กฎอนุญาต
อย่าเปลี่ยน Authentication Method เป็น None จนกว่าผู้ดูแลระบบจะยืนยันว่า Relay ระบุองค์กรจาก Static External IP Address ขั้นตอนของ Google สำหรับเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์อธิบายไว้ในหน้า ส่งอีเมลจากเครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ หรือแอป
ขั้นตอนที่ 5 ตั้งค่าการส่งผ่าน Microsoft 365
Microsoft 365 มีวิธีการตั้งค่าหลายแบบ ขั้นแรกให้กำหนดว่าเครื่องมัลติฟังก์ชันจะลงชื่อเข้าใช้ Mailbox แยกต่างหาก หรือส่งอีเมลผ่าน Corporate Relay ไม่สามารถรวมสองวิธีนี้เข้าด้วยกันได้
ตัวเลือก 1 Client SMTP submission ผ่าน smtp.office365.com
| SMTP Server | smtp.office365.com |
|---|---|
| SMTP Port | 587 |
| SMTP Encryption | STARTTLS |
| Authentication Method | SMTP |
| SMTP User ID | ที่อยู่แบบเต็มของ Mailbox ที่มี License |
| SMTP Password | รหัสผ่านของบัญชีเฉพาะสำหรับอุปกรณ์ |
| From | ที่อยู่เดียวกับ SMTP User ID |
| Receive Setting | Disable |
ทางฝั่ง Microsoft 365 ต้องอนุญาต Authenticated SMTP สำหรับ Mailbox ที่เลือก ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบได้ดังนี้:
- เปิด Microsoft 365 admin center
- ไปที่ Users (ผู้ใช้) > Active users (ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่)
- เลือกบัญชีที่เครื่องมัลติฟังก์ชันใช้
- เปิดแท็บ Mail (อีเมล)
- เปิด Manage email apps (จัดการแอปอีเมล)
- ตรวจสอบสถานะ Authenticated SMTP
หากองค์กรเปิด Security Defaults หรือห้าม SMTP AUTH ตาม Policy การเปิดสวิตช์เพียงรายการเดียวสำหรับผู้ใช้อาจไม่ช่วย อย่าปิดการป้องกันโดยรวมขององค์กรเพียงเพื่อรองรับเครื่องมัลติฟังก์ชันรุ่นเก่า ให้เปลี่ยนไปใช้ SMTP Relay หรือวิธีส่งอื่นที่ได้รับอนุญาต
คำนึงถึงการยุติการรองรับ Authentication แบบเก่าของ Microsoft 365
OKI ซีรีส์นี้ไม่มีการรองรับ OAuth สำหรับ SMTP ที่ระบุไว้ในเอกสาร ณ เดือนสิงหาคม 2026 การลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านยังอาจทำงานได้ หากผู้ดูแลระบบอนุญาต ตาม กำหนดการที่อัปเดตของ Microsoft ในช่วงปลายเดือนธันวาคม 2026 SMTP AUTH Basic Authentication จะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับองค์กรที่มีอยู่ ดังนั้นการตั้งค่าผ่าน smtp.office365.com ควรถือเป็นวิธีชั่วคราว และสำหรับการใช้งานระยะยาวควรเตรียม Relay
ตัวเลือก 2 Microsoft 365 SMTP Relay
วิธีนี้ต้องใช้ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 และ Static External IP Address ขององค์กรหรือ Certificate ที่เหมาะสม รูปแบบทั่วไปมีดังนี้:
- ผู้ดูแลระบบกำหนด MX Address ของโดเมน เช่น
example-com.mail.protection.outlook.com - ใน Exchange admin center ให้สร้าง Inbound Connector จาก Mail Server ขององค์กรไปยัง Microsoft 365
- ใน Connector ให้ระบุ Static External IP Address ที่จะใช้ส่งอีเมล
- ในเครื่องมัลติฟังก์ชัน ให้ระบุ MX Address ของโดเมนและพอร์ต 25
- ตั้ง Authentication Method เป็น None หาก Connector ระบุผู้ส่งจาก IP Address
- ในช่อง From ให้ป้อนที่อยู่ใน Accepted Domain ขององค์กร
- ผู้ดูแลระบบตรวจสอบ SPF และความสามารถในการส่งถึงผู้รับทั้งภายในและภายนอกองค์กร
พอร์ต 25 ต้องได้รับอนุญาตจากกฎ Outbound ของเครือข่ายและผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต อย่าเปิดให้เข้าถึงเครื่องมัลติฟังก์ชันจากอินเทอร์เน็ต และอย่าสร้าง SMTP Relay แบบสาธารณะ การเปรียบเทียบ Client SMTP submission, SMTP Relay และ Direct Send โดยละเอียดมีอยู่ในคำแนะนำ Microsoft 365: การตั้งค่าอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันเพื่อส่งอีเมล
ตัวเลือก 3 Direct Send เฉพาะผู้รับภายในองค์กร
Direct Send เชื่อมต่อกับ MX Address ขององค์กรผ่านพอร์ต 25 โดยไม่ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องส่งไฟล์สแกนเฉพาะไปยังผู้รับภายใน Microsoft 365 เท่านั้น วิธีนี้จะไม่ส่งต่ออีเมลไปยังผู้รับภายนอก
หากสามารถส่งถึงพนักงานภายในองค์กรได้ แต่ส่งไปยัง Gmail, Outlook.com หรือที่อยู่อีเมลภายนอกอื่นไม่ได้ นี่อาจเป็นข้อจำกัดตามปกติของ Direct Send ไม่ใช่ความผิดปกติของเครื่องมัลติฟังก์ชัน
ขั้นตอนที่ 6 ทำการทดสอบขั้นต่ำจากแผงควบคุม
การทดสอบครั้งแรกควรสร้างไฟล์ขนาดเล็ก เพื่อไม่ให้ข้อจำกัดของขนาดไฟล์แนบปกปิดข้อผิดพลาด SMTP
- วางเอกสารหนึ่งหน้าโดยหงายด้านที่มีข้อความขึ้นใน ADF (ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ) หรือคว่ำด้านที่มีข้อความลงบน platen glass (กระจกวางต้นฉบับ)
- กดปุ่ม SCAN (สแกน)
- เลือก E-mail (อีเมล) แล้วกด OK
- เปิด Add Destination (เพิ่มปลายทาง) > To (ถึง) > Direct Input (ป้อนโดยตรง)
- ป้อนที่อยู่ผู้รับและยืนยัน
- เปิด Scan Settings (การตั้งค่าการสแกน)
- เลือกรูปแบบ PDF
- ตั้งค่าความละเอียดเป็น 200 dpi หรือ 300 dpi
- สำหรับการทดสอบครั้งแรก ให้ใช้การสแกนแบบ Monochrome หรือ Grayscale
- กด MONO หลังจากการทดสอบครั้งแรกสำเร็จแล้ว หากต้องการตรวจสอบการส่งแบบสี สามารถทำซ้ำโดยกด COLOR
- รอข้อความแจ้งว่าเสร็จสิ้น หรือจดข้อความข้อผิดพลาดให้ตรงตามที่แสดง
หลังจากเปลี่ยนพารามิเตอร์ ให้ทดสอบโดยใช้บัญชีเดียวและผู้รับเพียงรายเดียว การเปลี่ยน Server, Port, Password และ Sender Address พร้อมกันจะทำให้ค้นหาสาเหตุได้ยากขึ้น
ข้อผิดพลาด Please check SMTP settings
ข้อความนี้หมายความว่าเครื่องมัลติฟังก์ชันไม่สามารถสร้างการเชื่อมต่อที่ต้องการกับ SMTP Server ได้ ให้ตรวจสอบตามลำดับ:
- เปรียบเทียบชื่อเซิร์ฟเวอร์กับเอกสารของผู้ให้บริการอีเมล ลบช่องว่างที่ต้นและท้ายช่อง
- ตรวจสอบ Default Gateway และ DNS ในการตั้งค่าเครือข่ายของเครื่องมัลติฟังก์ชัน
- ตรวจสอบชุดพอร์ตและการเข้ารหัส: 465 กับ SMTPS หรือ 587 กับ STARTTLS หากผู้ให้บริการระบุเช่นนั้น
- หากใช้พอร์ต 25 ให้ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตไม่ได้บล็อกพอร์ตนี้
- สร้างการทดสอบขั้นต่ำด้วยเอกสารหนึ่งหน้าชั่วคราว เพื่อแยกปัญหาจากไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินไป
- รีสตาร์ตเครื่องมัลติฟังก์ชันหลังจากบันทึกพารามิเตอร์เครือข่าย แล้วลองส่งอีกครั้ง
อย่าใช้ IP Address ของ Gmail หรือ Microsoft 365 แทนชื่อเซิร์ฟเวอร์ หากไม่สามารถ Resolve ชื่อได้ ให้แก้ไข DNS การใช้ IP แบบสุ่มอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดใหม่เมื่อบริการเปลี่ยนที่อยู่หรือระหว่างการตรวจสอบ Certificate
ข้อผิดพลาด Please check DNS settings
- เปิด SETTING (การตั้งค่า) > Easy Setup (การตั้งค่าอย่างง่าย) > Network Setting (การตั้งค่าเครือข่าย)
- ตรวจสอบ DNS Server (Primary)
- หากเครือข่ายใช้ DHCP ให้เปรียบเทียบ DNS ของเครื่องมัลติฟังก์ชันกับการตั้งค่าของคอมพิวเตอร์ในเครือข่ายเดียวกัน
- ตรวจสอบว่า Default Gateway อยู่ใน Subnet เดียวกับ IP Address ของเครื่องมัลติฟังก์ชัน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้อนชื่อ SMTP Server โดยไม่มี
https://, เครื่องหมาย Slash และหมายเลขพอร์ต
ค่าที่ถูกต้องในช่อง SMTP Server จะมีลักษณะเช่น smtp.gmail.com ไม่ใช่ https://smtp.gmail.com:587/ ต้องป้อนพอร์ตในช่องแยกต่างหาก
ข้อผิดพลาด SMTP Login failed
ในกรณีนี้สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ได้ แต่เซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธข้อมูลบัญชีหรือที่อยู่ผู้ส่ง
- ใน SMTP User ID ให้ป้อนที่อยู่อีเมลแบบเต็ม รวมถึงส่วนหลังเครื่องหมาย
@ - ลบรหัสผ่านที่บันทึกไว้และป้อนใหม่ ตรวจสอบตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กและช่องว่างที่อาจเพิ่มโดยไม่ตั้งใจ
- สำหรับ Gmail ให้ใช้ App Password ไม่ใช่รหัสผ่านบัญชีปกติ
- สำหรับ Microsoft 365 ให้ตรวจสอบว่า Mailbox ที่เลือกได้รับอนุญาตให้ใช้ Authenticated SMTP
- ในช่อง From ให้ระบุที่อยู่เดียวกับที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้
- หากที่อยู่ From ต้องแตกต่างออกไป ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ต้องให้สิทธิ์ Send As แก่บัญชี ส่วน Google Workspace ต้องอนุญาตที่อยู่นั้นในกฎการส่ง
- ตรวจสอบว่า Mailbox ไม่ถูกบล็อก และรหัสผ่านไม่ได้ถูกเปลี่ยนเมื่อไม่นานมานี้
ข้อผิดพลาดนี้อาจเกิดขึ้นหลังจากเปิดการป้องกันแบบหลายปัจจัย แม้ว่ารหัสผ่านปกติจะยังคงเดิม นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงกฎการลงชื่อเข้าใช้ ไม่ใช่ความผิดปกติของสแกนเนอร์
ข้อผิดพลาด SMTP Authentication unsupported
ข้อความนี้โดยทั่วไปหมายความว่า Authentication Method ที่เลือกในเครื่องมัลติฟังก์ชันไม่ตรงกับที่เซิร์ฟเวอร์รองรับ
- สำหรับ
smtp.gmail.comและsmtp.office365.comให้เลือก SMTP ไม่ใช่ POP - สำหรับ Relay ที่ระบุองค์กรด้วย Static IP Address อาจต้องใช้ None
- อย่าเลือก POP before SMTP หากผู้ให้บริการไม่ได้ระบุ POP3 Server และยืนยันให้ใช้วิธีเก่านี้โดยเฉพาะ
- หากเซิร์ฟเวอร์รองรับเฉพาะ OAuth แต่เครื่องมัลติฟังก์ชันมีเพียงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน การเชื่อมต่อโดยตรงจะไม่เข้ากัน ให้ใช้ SMTP Relay
ส่งอีเมลแล้ว แต่ไม่มีในกล่องขาเข้า
- ตรวจสอบโฟลเดอร์ “Spam” และ “Junk Email”
- หากใช้ Microsoft 365 ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบ Quarantine และ Message Trace
- หากใช้ Google Workspace ให้ตรวจสอบ Email Log Search
- เปรียบเทียบที่อยู่ From กับผู้ส่งที่ได้รับอนุญาต
- ส่งอีเมลทดสอบไปยังที่อยู่ภายในโดเมนเดียวกันก่อน แล้วจึงทดสอบกับที่อยู่ภายนอก
- หากที่อยู่ภายในได้รับอีเมล แต่ที่อยู่ภายนอกไม่ได้รับ ให้ตรวจสอบข้อจำกัดของ Direct Send หรือ restricted SMTP server
- เมื่อส่งผ่าน Relay ให้ตรวจสอบ SPF และกฎอื่นๆ ของโดเมน
ข้อความแจ้งว่าส่งสำเร็จบนแผงควบคุมยืนยันเพียงว่า SMTP Server รับข้อความแล้ว เซิร์ฟเวอร์ยังอาจนำอีเมลไปไว้ใน Quarantine ปฏิเสธอีเมลในขั้นตอนการส่งต่อ หรือใช้ข้อจำกัดกับผู้รับภายนอก
ไฟล์สแกนขนาดเล็กส่งได้ แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ส่งไม่ได้
- ตั้งความละเอียดเป็น 200 หรือ 300 dpi แทน 600 dpi
- สำหรับเอกสารข้อความ ให้เลือกโหมด Monochrome หรือ Grayscale
- ใช้ PDF และการบีบอัดที่สูงขึ้น
- แบ่งเอกสารขนาดใหญ่ออกเป็นหลายอีเมล
- ตรวจสอบข้อจำกัดขนาดข้อความของทั้ง Server ฝั่งส่งและฝั่งรับ
- หากเอกสารมีขนาดใหญ่เป็นประจำ ให้ตั้งค่า Scan to Shared Folder แล้วส่งลิงก์หรือไฟล์ที่ลดขนาดแล้วทางอีเมล
ขนาดของหน้าต้นฉบับไม่เท่ากับขนาดของอีเมลที่สร้างเสร็จ การสแกนสีด้วยความละเอียดสูงจะสร้างไฟล์ขนาดใหญ่ และการเข้ารหัสไฟล์แนบอีเมลจะเพิ่มขนาดของข้อความอีก
การส่งทำงานได้เพียงบางครั้ง
ข้อผิดพลาดที่เกิดเป็นระยะจะแยกออกจากการตั้งค่าที่ไม่ถูกต้องได้ยากกว่า ให้ตรวจสอบสาเหตุต่อไปนี้:
- ตรวจสอบว่าเครื่องมัลติฟังก์ชันเชื่อมต่อกับเครือข่ายอย่างเสถียร หากเป็นไปได้ ให้ใช้ Ethernet แทน Wi-Fi ที่สัญญาณอ่อน
- ตรวจสอบว่า Gateway และ DNS ไม่เปลี่ยนหลังจากรีสตาร์ตเราเตอร์
- ตรวจสอบวันที่และเวลาของอุปกรณ์ให้ถูกต้อง
- ทดสอบด้วยเอกสารหนึ่งหน้าอีกครั้ง เพื่อแยกข้อจำกัดด้านขนาดและเวลาส่ง
- ตรวจสอบว่า App Password ไม่ถูกเพิกถอนและบัญชีไม่ถูกบล็อกด้วย Security Policy
- ตรวจสอบบันทึกของระบบอีเมล เซิร์ฟเวอร์อาจจำกัดความถี่ในการส่งหรือปฏิเสธข้อความชั่วคราว
- เปรียบเทียบเวอร์ชันเฟิร์มแวร์ของเครื่องมัลติฟังก์ชันกับเวอร์ชันที่มีให้สำหรับรุ่นนั้นโดยตรง
หากการตั้งค่าถูกต้องแต่ยังไม่ทำงาน: ตรวจสอบ TLS และเฟิร์มแวร์
Microsoft 365 ต้องใช้ TLS 1.2 หรือใหม่กว่าสำหรับ Client SMTP submission คู่มือของซีรีส์นี้ระบุการรองรับ SMTPS และ STARTTLS แต่ไม่ได้ระบุเวอร์ชัน TLS ที่ใช้สำหรับ SMTP ดังนั้น การมีตัวเลือก STARTTLS เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าจะเข้ากันได้กับเซิร์ฟเวอร์สมัยใหม่
- จดเวอร์ชันเฟิร์มแวร์ปัจจุบันจากข้อมูลอุปกรณ์
- เปิดหน้าสนับสนุนสำหรับรุ่น OKI ของคุณโดยตรง
- เปรียบเทียบเวอร์ชันที่ติดตั้งกับเวอร์ชันที่มีให้
- หากเฟิร์มแวร์ล้าสมัย ให้อัปเดตเมื่อแหล่งจ่ายไฟและการเชื่อมต่อเครือข่ายมีความเสถียร
- หลังจากอัปเดต ให้ตรวจสอบ Server, Port, Encryption และการส่งทดสอบขั้นต่ำอีกครั้ง
- หากเซิร์ฟเวอร์ยังคงปฏิเสธการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย อย่าปิด TLS ให้ใช้ SMTP Relay ที่เข้ากันได้ระหว่างเครื่องมัลติฟังก์ชันกับระบบอีเมล
อย่าติดตั้งเฟิร์มแวร์ของรุ่นที่คล้ายกัน
ไฟล์สำหรับ MC362, MC562 และรุ่นย่อย dn, w หรือ dw อาจแตกต่างกัน ให้เลือกรุ่นที่ถูกต้องบนเว็บไซต์สนับสนุน และอย่าปิดอุปกรณ์ระหว่างการอัปเดต การอัปเดตเฟิร์มแวร์จะไม่แก้ไขรหัสผ่านที่ไม่ถูกต้องหรือวิธี Authentication ที่ถูกห้าม
หาก Mail Server ไม่รองรับความสามารถของเครื่องมัลติฟังก์ชันอีกต่อไป
หากเซิร์ฟเวอร์กำหนดให้ใช้ OAuth แต่เครื่องมัลติฟังก์ชันรองรับเฉพาะ SMTP Authentication ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน การป้อนข้อมูลบัญชีซ้ำจะไม่แก้ปัญหา สามารถใช้ทางเลือกที่ปลอดภัยต่อไปนี้:
- ตั้งค่า Google Workspace SMTP Relay;
- ตั้งค่า Microsoft 365 SMTP Relay ผ่าน Connector และ Static External IP Address;
- ใช้ Local SMTP Relay ที่มีการป้องกัน ซึ่งรับอีเมลเฉพาะจาก IP Address ของเครื่องมัลติฟังก์ชันและส่งต่อไปยังบริการสมัยใหม่;
- ใช้ผู้ให้บริการ SMTP แยกต่างหากที่รองรับอุปกรณ์รุ่นเก่าผ่านการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย;
- บันทึกเอกสารผ่าน Scan to Shared Folder แล้วส่งจากคอมพิวเตอร์
Relay ต้องไม่รับอีเมลจากอุปกรณ์ใดๆ บนอินเทอร์เน็ตโดยไม่มีข้อจำกัด ให้จำกัดการเชื่อมต่อด้วย Local IP Address ของเครื่องมัลติฟังก์ชัน กฎไฟร์วอลล์ และ Sender Address ที่ได้รับอนุญาต
อัปเดตล่าสุดเมื่อ สิงหาคม 7, 2026 โดย admin
ใส่ความเห็น