ใช้ได้กับรุ่น: Canon MF461dw, MF463dw, MF465dw
หากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันสแกนเอกสารได้ แต่ไม่สามารถส่งทางอีเมลได้ นั่นไม่ได้หมายความว่าเครื่องมีปัญหาเสมอไป โดยส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการตั้งค่า SMTP, ข้อมูลปลายทาง, การยืนยันตัวตน, ขนาดไฟล์แนบ หรือพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ไม่ถูกต้องระหว่างการตั้งค่าการส่ง
อาการที่มักพบ
- เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันสแกนเอกสารได้ แต่อีเมลไม่ถูกส่งออกไป
- บนแผงควบคุมมีรหัสข้อผิดพลาดหรือข้อความแจ้งข้อผิดพลาดในการส่ง
- การสแกนไปยังคอมพิวเตอร์ใช้งานได้ แต่การส่งทาง e-mail ใช้งานไม่ได้
- ปัญหาเกิดขึ้นทันทีหลังจากตั้งค่าครั้งแรก หรือหลังจากเปลี่ยนรหัสผ่านอีเมล
สาเหตุที่เป็นเช่นนี้
ในการส่งไฟล์สแกนทางอีเมล เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันไม่เพียงต้องสแกนเอกสารได้เท่านั้น แต่ยังต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้อย่างถูกต้องด้วย หากกำหนด SMTP server, ชื่อผู้ใช้, รหัสผ่าน, ที่อยู่ผู้ส่ง หรือที่อยู่ผู้รับไม่ถูกต้อง อีเมลจะไม่ถูกส่ง นอกจากนี้ขนาดไฟล์แนบก็มีผลเช่นกัน: หากไฟล์มีขนาดใหญ่เกินไป การส่งอาจล้มเหลวได้เช่นกัน
เริ่มต้นจากตรงไหน
- ตรวจสอบว่าเครื่องสามารถเข้าถึงเครือข่ายได้
- รีสตาร์ทเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน
- หากก่อนหน้านี้เคยส่งได้ ให้ลองนึกดูว่ามีการเปลี่ยนรหัสผ่านอีเมลหรือการตั้งค่าเมลเซิร์ฟเวอร์หรือไม่
- จากนั้นลองส่งเอกสารทดสอบขนาดเล็กไปที่ e-mail อีกครั้ง
สำหรับการทดสอบครั้งแรก ควรใช้เอกสารธรรมดา 1–2 แผ่น แทนการส่งไฟล์ PDF หลายหน้าขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าฟังก์ชันการส่งทางอีเมลแล้วจริง
สำหรับผลิตภัณฑ์กลุ่มนี้ของ Canon ไม่สามารถกำหนดการตั้งค่าพื้นฐานสำหรับการส่งทางอีเมลทั้งหมดจากแผงควบคุมของเครื่องได้ Canon ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าการตั้งค่าเมลเซิร์ฟเวอร์ต้องทำจากคอมพิวเตอร์
- เปิดเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์
- ป้อน IP address ของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันในแถบที่อยู่
- เปิด Remote UI (ส่วนติดต่อผู้ใช้ระยะไกล)
- หรือใช้ Send Function Setting Tool (เครื่องมือตั้งค่าฟังก์ชันการส่ง) หากก่อนหน้านี้คุณใช้เครื่องมือนี้ในการตั้งค่าเครื่องอยู่แล้ว
- ตรวจสอบว่าได้กรอกพารามิเตอร์สำหรับการส่ง e-mail ไว้แล้วจริง
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบ [SMTP Server]
นี่เป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด หากระบุ SMTP server ไม่ถูกต้อง อีเมลจะไม่ถูกส่ง แม้ว่าตัวไฟล์สแกนจะถูกสร้างได้ตามปกติก็ตาม
- เปิดการตั้งค่าการส่งอีเมลผ่าน Send Function Setting Tool (เครื่องมือตั้งค่าฟังก์ชันการส่ง) หรือ Remote UI (ส่วนติดต่อผู้ใช้ระยะไกล)
- ค้นหารายการ [SMTP Server]
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบุเซิร์ฟเวอร์อีเมลถูกต้อง
- หากระบบอีเมลของคุณใช้ชื่อเซิร์ฟเวอร์เฉพาะจากผู้ให้บริการหรือระบบอีเมลองค์กร ให้ตรวจสอบค่านี้อีกครั้งอย่างละเอียดเป็นพิเศษ
แม้พิมพ์ชื่อ SMTP server ผิดเพียงตัวเดียว ก็อาจทำให้ไม่สามารถส่งไฟล์สแกนทาง e-mail ได้
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบ [SMTP Authentication]
หากเมลเซิร์ฟเวอร์ต้องใช้การเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน พารามิเตอร์นี้ต้องถูกกำหนดอย่างถูกต้อง
- ในหน้าการตั้งค่าเดียวกัน ให้ค้นหารายการ [SMTP Authentication]
- หากเซิร์ฟเวอร์ต้องใช้การยืนยันตัวตน ให้ตรวจสอบว่าเลือกค่า [Specified] (ระบุ) แล้ว
- ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านอีกครั้ง
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ลองส่งเอกสารทดสอบอีกครั้ง
หากเพิ่งมีการเปลี่ยนรหัสผ่าน ข้อมูลเก่าที่บันทึกไว้ในเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจะใช้ไม่ได้อีกต่อไป แม้ว่าก่อนหน้านี้ทุกอย่างจะทำงานได้ตามปกติก็ตาม
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบที่อยู่อีเมลผู้รับ
หากป้อนที่อยู่อีเมลผิด อีเมลก็จะไม่ถูกส่งเช่นกัน
- บนแผงควบคุมของเครื่อง ให้เปิดการส่งทาง e-mail
- ตรวจสอบที่อยู่อีเมลผู้รับ หากคุณป้อนด้วยตนเอง
- หากระบบดึงที่อยู่จากสมุดรายชื่อ ให้เปิดรายการนั้นผ่าน Remote UI (ส่วนติดต่อผู้ใช้ระยะไกล) แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกไว้อย่างถูกต้อง
- เพื่อทดสอบ ให้ลองส่งไฟล์สแกนไปยังที่อยู่อื่นที่แน่ใจว่าใช้งานได้
ข้อนี้สำคัญเป็นพิเศษ หากบนแผงควบคุมมีรหัสข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับที่อยู่ปลายทางโดยตรง
ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบที่อยู่ผู้ส่งและชื่ออุปกรณ์
สำหรับการส่งไฟล์สแกนทาง e-mail เครื่องต้องมีการกำหนดที่อยู่ผู้ส่งไว้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ Canon ยังอนุญาตให้ลงทะเบียนชื่ออุปกรณ์ ซึ่งจะแสดงเป็นชื่อผู้ส่งได้ด้วย
- เปิด [Menu] (เมนู) → [Function Settings] (การตั้งค่าฟังก์ชัน) → [Send] (ส่ง) → [Scan and Send Settings] (การตั้งค่าการสแกนและการส่ง)
- ตรวจสอบส่วน [Register Device Name] (ลงทะเบียนชื่ออุปกรณ์)
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในการตั้งค่าพื้นฐานของการส่งอีเมล มีการกำหนดที่อยู่ผู้ส่งไว้อย่างถูกต้อง
- หากยังไม่ได้ตั้งค่าที่อยู่ผู้ส่ง หรือกำหนดไว้ผิด ให้แก้ไขผ่านการตั้งค่าการส่งบนคอมพิวเตอร์
หากยังไม่ได้ลงทะเบียนชื่อผู้ส่ง โดยทั่วไปจะไม่ขัดขวางการส่ง แต่หากที่อยู่ผู้ส่งไม่ถูกต้อง ก็อาจทำให้เกิดปัญหาได้
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบว่าไฟล์ที่กำลังส่งมีขนาดใหญ่เกินไปหรือไม่
แม้ว่าการตั้งค่า e-mail จะถูกต้องแล้ว การส่งก็อาจล้มเหลวได้หากไฟล์แนบมีขนาดใหญ่เกินไป
- เพื่อทดสอบ ให้สแกนเพียง 1–2 แผ่น แทนเอกสารชุดใหญ่
- หากก่อนหน้านี้คุณสแกนแบบสี ให้ลองลด [Resolution] (ความละเอียด) และเลือก [Color Mode] (โหมดสี) ที่เรียบง่ายกว่า
- หากต้องส่งหลายหน้า ให้ลองแบ่งเอกสารออกเป็นหลายอีเมล
หากเอกสารขนาดเล็กส่งได้ตามปกติ แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ส่งไม่ได้ ปัญหาก็มักไม่ได้อยู่ที่ SMTP แล้ว แต่อยู่ที่ขนาดของไฟล์ที่กำลังส่ง
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบ [Subject/Message] (หัวเรื่อง/ข้อความ) และรูปแบบไฟล์แนบหลังจากตรวจสอบพื้นฐานแล้วเท่านั้น
โดยทั่วไปพารามิเตอร์ [Subject/Message] (หัวเรื่อง/ข้อความ) ไม่ใช่สาเหตุหลักของข้อผิดพลาด แต่หลังจากตั้งค่า SMTP แล้ว ก็ควรตรวจสอบรายการนี้ด้วย พร้อมกันนั้นให้ตรวจสอบรูปแบบไฟล์ที่กำลังส่ง
- บนหน้าจอการส่ง e-mail ให้ตรวจสอบรายการ [Subject/Message] (หัวเรื่อง/ข้อความ)
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดหัวเรื่องอีเมลไว้อย่างถูกต้อง
- ตรวจสอบรูปแบบไฟล์แนบ และหากต้องการรูปแบบที่เรียบง่ายที่สุดสำหรับการทดสอบ ให้ใช้ PDF มาตรฐานโดยไม่มีพารามิเตอร์เพิ่มเติมที่ไม่จำเป็น
ขั้นตอนนี้ไม่ใช่จุดหลัก แต่ช่วยตัดปัจจัยเสริมที่อาจทำให้การวินิจฉัยซับซ้อนออกไปได้
ขั้นตอนที่ 8 หากใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบนคลาวด์ ให้ตรวจสอบวิธีการยืนยันตัวตนอีกครั้ง
สำหรับอีเมลองค์กร, Microsoft 365 หรือบริการคลาวด์อื่น ๆ การใช้เพียงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านธรรมดาอาจไม่เพียงพอ ในกรณีนี้ควรตรวจสอบการตั้งค่าไม่ใช่แค่บนเครื่อง แต่รวมถึงข้อกำหนดของระบบอีเมลนั้นด้วย
หากก่อนหน้านี้ใช้รหัสผ่านปกติ แต่ภายหลังระบบอีเมลเปลี่ยนนโยบายการเข้าสู่ระบบ การส่งจากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันก็อาจหยุดทำงานได้ แม้ว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ บนตัวเครื่องเองก็ตาม
ขั้นตอนที่ 9 หากมีรหัสข้อผิดพลาด ให้ดูในบันทึกงาน
สำหรับผลิตภัณฑ์กลุ่มนี้ของ Canon ข้อผิดพลาดในการส่งมักมาพร้อมรหัสสามหลักที่มีสัญลักษณ์ # รหัสดังกล่าวช่วยให้เข้าใจสาเหตุได้เร็วขึ้น
- บนแผงควบคุมของเครื่อง ให้เปิดบันทึกงานหรือหน้าจอสถานะ
- ตรวจสอบว่ามีรหัสข้อผิดพลาดที่มีสัญลักษณ์ # ปรากฏอยู่หรือไม่
- หากมีรหัส ให้ตรวจสอบว่าข้อผิดพลาดเกี่ยวข้องกับที่อยู่อีเมลผู้รับ เมลเซิร์ฟเวอร์ หรือขนาดของข้อมูลที่กำลังส่งหรือไม่
ตัวอย่างเช่น ข้อผิดพลาดอาจเกิดจากที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง หรือจากปริมาณข้อมูลที่ส่งมีขนาดใหญ่เกินไป
ขั้นตอนที่ 10 หากเริ่มส่งไม่ได้หลังจากเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ป้อนข้อมูลบัญชีทั้งหมดใหม่อีกครั้ง
นี่เป็นสถานการณ์ที่พบบ่อยมากในทางปฏิบัติ ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านอีเมล แต่เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันยังคงใช้รหัสผ่านเก่าอยู่ ทำให้การสแกนไปที่ e-mail หยุดทำงาน
- เปิดการตั้งค่าการส่งอีเมลบนคอมพิวเตอร์
- ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านใหม่อีกครั้ง
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
- รีสตาร์ทเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน
- ส่งเอกสารทดสอบอีกครั้ง
วิธีดูอย่างรวดเร็วว่าปัญหาอยู่ตรงไหน
- หากเอกสารขนาดเล็กส่งได้ แต่เอกสารขนาดใหญ่ส่งไม่ได้ — โดยส่วนใหญ่มักเป็นปัญหาที่ขนาดไฟล์แนบ
- หากไม่มีเอกสารใดส่งได้เลยตั้งแต่แรก — ให้เริ่มตรวจสอบที่ [SMTP Server], [SMTP Authentication] และที่อยู่ผู้ส่งก่อน
- หากปัญหาเกิดขึ้นหลังจากเปลี่ยนรหัสผ่าน — เกือบแน่นอนว่าต้องป้อนข้อมูล SMTP ใหม่อีกครั้ง
- หากข้อผิดพลาดชี้ไปที่ที่อยู่ปลายทาง — ให้ตรวจสอบที่อยู่อีเมลผู้รับหรือรายการในสมุดรายชื่อก่อนเป็นอันดับแรก
เมื่อใดควรติดต่อฝ่ายสนับสนุน
- คุณได้ตรวจสอบ [SMTP Server] แล้ว
- ได้ตรวจสอบ [SMTP Authentication] ซ้ำแล้ว
- ได้ตรวจสอบที่อยู่ผู้ส่งและที่อยู่ผู้รับแล้ว
- ได้ลองส่งเอกสารทดสอบขนาดเล็กแล้ว
- แต่ข้อผิดพลาดยังคงเกิดขึ้นซ้ำ
หากหลังจากนั้นการส่งทาง e-mail ยังไม่ทำงาน ก็ควรติดต่อฝ่ายสนับสนุนของ Canon หรือผู้ดูแลระบบอีเมล หากคุณใช้อีเมลองค์กร
สรุปสั้น ๆ
สำหรับ Canon MF461dw, MF463dw และ MF465dw ปัญหาการส่งไฟล์สแกนไปที่ e-mail โดยส่วนใหญ่มักไม่ได้เกิดจากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเสีย แต่เกิดจากการตั้งค่าเมลเซิร์ฟเวอร์และพารามิเตอร์การส่ง สิ่งแรกที่ควรตรวจสอบคือ [SMTP Server], [SMTP Authentication], ที่อยู่ผู้รับ, ที่อยู่ผู้ส่ง และขนาดไฟล์แนบ หากเอกสารขนาดเล็กส่งได้ตามปกติ แต่เอกสารขนาดใหญ่ส่งไม่ได้ โดยมากปัญหาจะอยู่ที่ขนาดไฟล์ แต่หากอีเมลไม่ถูกส่งเลยแม้แต่ฉบับเดียว ควรเริ่มจากการตั้งค่า SMTP และข้อมูลบัญชีก่อน
อัปเดตล่าสุดเมื่อ เมษายน 14, 2026 โดย admin
ใส่ความเห็น